Le choix d’une plateforme d’événement virtuel ou hybride n’est pas une mince affaire! En plus du budget, il est important de bien cibler vos besoins en amont afin de choisir une plateforme qui saura mettre en lumière tous les éléments importants de votre programmation et ainsi maximiser les chances de succès de votre événement.

Nous avons dressé pour vous la liste des 7 critères essentiels à considérer lors du choix d’une plateforme d’événement virtuel ou hybride.

 

1- Quels sont les objectifs de votre événement?

En lien avec votre budget, il vous faut tout d’abord établir le style d’événement que vous désirez organiser. 

• Est-ce un événement virtuel ou hybride?
• En direct ou en différé?
• Quels types d’outils technologiques avez-vous besoin pour réaliser votre événement?
• Avez-vous besoin d’un service clé en main ou possédez-vous déjà des ressources internes pour accomplir certaines tâches.
• Aurez-vous besoin de services de captation et d’un studio de tournage et d’enregistrement?

 

2- Dresser la liste de vos besoins

De nombreuses fonctionnalités peuvent être intégrées dans la plateforme que vous choisirez. Pour ne pas vous perdre lors de la rencontre avec la firme, dressez une liste exhaustive de vos besoins. Nous avons dressé pour vous quelques points importants à penser ici! Téléchargez notre CHECKLIST!

3- Déterminer l’envergure

Petit, moyen ou grand projet, le choix de la plateforme dépendra également de l’ampleur et de la complexité de votre événement.

• Combien de participants, de conférenciers, de collaborateurs sont attendus?
• Combien de connexions aurez-vous besoin?
• Avez-vous besoin de recourir à une firme externe ou d’une équipe technique le jour de l’événement.

 

4- Personnalisation

La personnalisation est toujours importante, particulièrement lors d’un événement virtuel puisqu’il doit représenter votre personnalité et votre âme! Quelles sont les limites de personnalisation, serez-vous en mesure d’ajouter vos couleurs, votre logo et vos informations sur toute la plateforme, notamment sur les différents modules d’inscription, salles de réseautage et de conférences, par exemples?

 

5- Degré d’interactivité

Avez-vous besoin que les participants puissent interagir directement avec les intervenants ou l’ajout d’un « chat » peut être suffisant?

• Est-ce que la plateforme vous permettra de commercialiser ou monétiser certains aspects, notamment les kiosques des exposants, des salles de réseautage, ou des conférences particulières?
• Est-ce qu’il y a des possibilités d’avoir des groupes de discussions, une traduction simultanée et rediffusion, de partage de documents, de tableau blanc ou d’ajouter un « photobooth » personnalisé?

 

6- Expérience de la firme et qualité de la plateforme

Assurez-vous de connaître l’expérience et les mandats récents de la firme choisie.

• Est-ce qu’elle a de bonnes références, de bons commentaires?
• Est-ce que la plateforme est stable, sécurisée et fiable?
• Quel niveau de services la firme offre-t-elle avant, pendant et après l’événement?

 

7- Données recueillies

Un des avantages majeurs d’un événement virtuel ou hybride est le fait de pouvoir récupérer de nombreuses informations pertinentes concernant les participants et leur participation.

• Est-ce que la plateforme vous permettra d’obtenir des données précises, de voir les statistiques de consultation des conférences, des rediffusions, des questions posées, de faire des sondages post événement?

Plusieurs éléments sont donc à prendre en compte lors du choix final du fournisseur et il en existe pour tous les goûts et tous les budgets. Il s’agit de vous poser les bonnes questions et de connaître vos objectifs afin d’être en mesure de dénicher une plateforme qui saura combler vos attentes, mais surtout qui mettra en lumière votre entreprise et qui créera un effet WOW à votre événement virtuel