Malgré le retour du présentiel, il est fort à parier que les événements hybrides resteront une option de choix dans le monde de l’événementiel et demeureront bien ancrés dans les habitudes des organisations.

Cette nouvelle façon de faire, permettant de vivre à la fois l’expérience en personne et en mode virtuel, offre à votre clientèle une grande flexibilité et de nombreux avantages.

La technologie de pointe que nous disposons aujourd’hui, la multitude d’applications facilitantes et les multiples expériences que nous avons vécues durant les dernières années nous ont ouvert les yeux sur l’efficacité de ce nouveau mode de transmission de vos contenus.

Voici quelques avantages considérables d’ajouter une version hybride à votre événement!

1- Faites exploser votre auditoire

Intégrer une option hybride à votre événement vous permettra évidemment de bénéficier d’une plus grande portée que l’événement physique en soi. En plus de ne pas avoir de contrainte au niveau de la capacité d’accueil, cette alternative offre aux gens de l’extérieur – qui ne seraient peut-être pas venus compte tenu de la distance – la possibilité de participer aux activités entourant votre événement.

L’option hybride permet également aux organisations d’inscrire davantage de personnes de leurs équipes. Certaines pourront être en présentiel et d’autres à distance, ce qui permet d’augmenter votre taux de participation.

2- Approche flexible et engageante

Le mode hybride offre le meilleur des deux mondes. En plus de laisser le libre choix aux participants quant au mode d’assistance (en personne, en virtuel, en direct ou en différé), il permet de prolonger la durée de vie de l’événement dans le temps et de faciliter l’accès à l’ensemble des contenus et des vidéos diffusés durant l’événement. 
L’ajout d’un volet hybride renforce l’engagement de vos auditoires.

Le mode hybride a par ailleurs ouvert la voie à de nouvelles opportunités au niveau marketing et interactivité (sondages, quiz, enquêtes, réseautage, etc.). Ces nouveautés permettent aux participants de s’exprimer plus que jamais avant, pendant et après l’événement, via les réseaux sociaux et autres plateformes.

3- Visibilité accrue pour les partenaires

L’événement hybride offre à vos partenaires et commanditaires de multiples options et une visibilité supplémentaire en amont et après la tenue de votre événement. Que ce soit par la création d’un espace dédié et personnalisé, la tenue d’un kiosque virtuel, d’une salle de réseautage commanditée, d’une vidéo promotionnelle avant les conférences ou d’un message de remerciements personnalisé post événement.  Les options sont presque infinies et offrent définitivement de la valeur ajoutée à votre événement, tout en étant avantageux pour vos collaborateurs.

4- Collecte de précieuses données

L’option hybride vous permet d’obtenir des informations bien au-delà de celles obtenues lors de l’inscription des participants. En plus de choisir les données qui vous intéressent, vous pourrez avoir de nombreux « feedback » et rapports statistiques sur le taux de participation, le temps passé des participants sur chaque conférence, le délai d’abandon, etc. Autant de données pertinentes pour mesurer la satisfaction de votre événement et ainsi, revoir vos stratégies pour planifier le prochain.

5- Sentiment de sécurité augmenté

Bien que la crise sanitaire soit pratiquement derrière nous, il reste qu’aucune organisation souhaite être le responsable d’un nouveau foyer d’éclosion! L’événement hybride vous permet d’offrir un sentiment de sécurité tant au niveau de vos employés, que de vos participants, collaborateurs et partenaires. Les participants en mode présentiel seront ravis de reconnecter avec les autres tout en respectant la distanciation et les amateurs du mode hybride seront tout aussi heureux d’être présents, à partir de l’endroit de leur choix!

6- Diminution de l’empreinte carbone

De plus en plus d’organisations ont le souci de favoriser l’économie durable et écoresponsable en adoptant des politiques de réduction de l’empreinte écologique. 

Ajouter un volet hybride à votre événement vous permet évidemment de réduire considérablement le nombre de déplacements liés aux transports, réduire les déchets de toutes sortes, dont alimentaires et diminuer considérablement l’utilisation de papier.

Le mode hybride est un concept encore récent dans nos habitudes, mais il contribue déjà à redéfinir les nouveaux paradigmes du monde de l’événementiel et organisationnel!

On peut dire sans se tromper que les événements virtuels ou hybrides ont eu la cote au cours de la dernière année! Salutaires pour plusieurs entreprises, les événements en ligne ont permis aux organisations de continuer à offrir leurs services, promouvoir leurs produits, rencontrer leurs clients, bref de garder un lien direct avec leur clientèle malgré le contexte exceptionnel. 

Maintenant démocratisé et bien ancré dans nos habitudes, l’événement virtuel ou hybride a ouvert la voie à une foule de possibilités, a démontré de nombreux avantages et continuera certainement d’évoluer dans les pratiques organisationnelles pour les années à venir.

Peut-être avez-vous vous-même organisé ou participé à l’un d’eux, mais connaissez-vous tous les types d’événements que l’on peut organiser en mode virtuel ou hybride?

En voici quelques-uns!

Assemblée générale virtuelle ou hybride

Bien que des normes régissent les assemblées générales, de nombreux ajustements ont été apportés au niveau légal afin de faciliter la tenue d’une AGA ou AGE virtuelle et permettre l’implication de vos membres à distance. Selon vos besoins et votre budget, les plateformes d’événements virtuelles proposent de multiples possibilités de personnalisation quant aux éléments importants de votre événement.

• Gestion des inscriptions et du paiement,
• Vote secret ou en direct
• Compilation des résultats, calcul du quorum
• Clavardage en ligne
• Accès individuel pour assurer la confidentialité
• Table de réseautage

Vous aurez tout en main pour assurer un événement de qualité et selon les normes.

La formule hybride devient un atout puisqu’elle vous permet de recevoir les gens en présentiel, tout en offrant la chance à d’autres de participer à distance.

Congrès, colloque et salon virtuel ou hybride

Qui dit congrès, colloque ou salon dit dépenses, tant pour l’organisateur que le participant. Pourquoi ne pas offrir la possibilité à vos auditoires de participer à votre congrès ou colloque de façon hybride? De nombreuses fonctionnalités interactives sont maintenant disponibles pour dynamiser votre événement et permettre à ceux qui ne pourraient y être en direct de profiter de tous ses avantages.

• Salle d’accueil pour le réseautage,
• Mot d’introduction
• Plénière,
• Conférences,
• Traduction simultanée
• Clavardage en ligne
• Rediffusions des conférences
• Salon d’exposition interactif

Vous pouvez même y ajouter une remise de prix de style gala! En plus d’offrir une flexibilité incroyable, les événements virtuels vous donnent l’opportunité d’ouvrir votre réseau à un plus large auditoire.
Peut-être aurez-vous besoin d’un Studio d’enregistrement pour faire la captation de votre événemetnbesoin d’un studio d’enregeitrement? C’est par ici

Portes ouvertes et visites virtuelles ou hybrides

La saison des portes ouvertes approche à grands pas et permet d’en apprendre plus sur un établissement scolaire par exemple et ses formations proposées. En plus de faire la visite des installations en direct et de rencontrer les intervenants, la version virtuelle permet de:

• diffuser des témoignages, des photos, des vidéos et des présentations;
• offrir des options de clavardage en ligne, un chat ou des formulaires de contact.

Les portes ouvertes virtuelles offrent également une grande flexibilité via la traduction simultanée et la rediffusion, ce qui permet aux futurs étudiants locaux ou étrangers de pouvoir vivre l’expérience et ressentir l’esprit de votre établissement comme s’ils y étaient!

Événement culturel, sportif ou festival en mode virtuel ou hybride

Votre salle est pleine, vos billets sont tous vendus ou vous avez atteint la capacité de votre site? Pourquoi ne pas faire exploser votre auditoire en ajoutant une version virtuelle de votre spectacle ou de votre événement?

Bien que plusieurs ne peuvent se passer de l’expérience d’un spectacle en direct, de nombreuses personnes initiées au « show » à distance durant la pandémie ont été agréablement surpris par la qualité et le confort que leur ont procuré cette nouvelle pratique.

Captation, diffusion, gestion de l’inscription et du paiement, rediffusion, le mode hybride brise les limites et permet de donner accès à un nombre infini de spectateurs.

Lancement et événement promotionnel virtuels ou hybrides

Non seulement il est moins contraignant qu’un événement physique, le lancement virtuel est évidemment accessible à un plus large public et permet une plus grande flexibilité quant à ses options. La stratégie marketing peut débuter en amont avec des précommandes, la commercialisation et la vente en ligne des produits avant, pendant et après l’événement et offrir une rentabilité à l’entreprise. Le lancement peut se faire au niveau provincial, national et même international.

Conférence de presse hybride

Sans nier que la conférence de presse classique a toujours sa place, l’ajout d’un mode hybride peut être un complément intéressant qui ajoute une « plus value » à l’événement. En plus d’être facile, rapide, elle est peu coûteuse à organiser via un lien Zoom ou plus par accès à une plateforme personnalisée. Elle présente plusieurs avantages pour les médias dont le gain de temps et la flexibilité quant aux possibilités de poser des questions et à la rediffusion par exemple.

Foire à l’emploi virtuelle ou hybride

Bien que plusieurs événements dans le domaine proposaient la version virtuelle bien avant la crise sanitaire, il est pertinent de croire que le mode hybride continuera d’être une avenue à considérer dans les prochaines années. En complément de l’événement en présentiel, les organisateurs peuvent donner accès à un plus large public, notamment aux chercheurs d’emploi venus de l’extérieur par exemple.

Conférences, Salle d’entrevue, salle secondaire pour discussion avec les candidats, clavardage en visioconférence ou en « Chat », services aux chercheurs d’emplois en amont, kiosques d’exposition (possibilités de commandites), les options sont nombreuses pour ceux qui ne veulent pas se limiter en termes de visiteurs. 

Avant l’arrivée « forcée » des événements à distance, nous n’aurions pu nous imaginer toutes les possibilités et avantages que nous procurent cette combinaison avantageuse du présentiel et à distance.

On se rend compte finalement que presque tout événement peut se présenter sous la forme hybride. Qui sait, peut-être ferons-nous bientôt l’expérience des mariages, des funérailles, des remises de diplômes à l’étranger en mode hybride?

Pourquoi pas?!

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